Qué procesos de negocio son automatizables

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Es muy común que cuando una persona descubre el poder de la automatización su primer impulso sea querer aplicarlo a todos los procesos.

Sin embargo, no sólo esto no es posible si no que tampoco es conveniente (Encarar grandes cambios en paralelo nunca resulta práctico).

Para empezar se debe identificar qué procesos de negocio son candidatos a ser automatizados.

Una vez identificadas las oportunidades de automatización el siguiente paso es evaluar la conveniencia de mejorar estos procesos en función del costo y la ganancia que resultaría de dicha mejora.

Características de los procesos automatizables

Los procesos automatizables son aquellos que:

  • Son extremadamente repetitivos
  • Son bien conocidos por las personas involucradas
  • Requieren muy poca intervención creativa (Idealmente nula)

Criterio de selección de procesos a automatizar

Los procesos de negocio que vale la pena automatizar son aquellos que:

  • Se realizan con alta frecuencia
  • Consumen una gran cantidad de tiempo
  • Se componen casi exclusivamente de tareas realizadas mediante computadoras
  • Su fallo traería aparejadas graves consecuencias
  • Los errores son difíciles de detectar

Ejemplos de procesos automatizables

Los siguientes son sólo algunos ejemplos de procesos que pueden perfectamente ser automatizados, la lista es casi infinita.

Consolidación de Planillas de cálculo

En muchas ocasiones personal clave de las organizaciones pasa una gran cantidad de su tiempo compaginando reportes recibidos de otras áreas, utilizando un criterio bien establecido, tratándose de una tarea mecánica.

Extracción de información de sitios web

Ciertas organizaciones requieren estar constantemente informadas sobre lo que se publica en otros sitios web (Competidores, Proveedores, etc…) para, con ello generar alguna clase de reporte.

Esta recolección de información suele estar a cargo de personal que podría estar abocado a tareas más productivas (O al menos realizar estas tareas en una fracción del tiempo que le insumen actualmente).

Intercambio de información entre sistemas

Algo muy usual en organizaciones de tamaño mediano/grande es la necesidad de intercambiar información entre diferentes sistemas. Cuando dichos sistemas no están debidamente integrados se recurre a operatorias ineficientes (Por ejemplo obtener la información de un sistema, imprimirla o enviarla por correo electrónico y volver a ingresarla manualmente al sistema de destino).

La automatización de este tipo de procesos generaría un ahorro importante en costos de data-entry duplicados (Amén de minimizar las inconsistencias producto de errores humanos).

Comunicaciones programadas

Cualquier organización realiza acciones de comunicación. Muchas de estas comunicaciones se producen en base a eventos conocidos de antemano (el cumpleaños de una persona, el vencimiento de su póliza de seguro, etc…).

Si estas comunicaciones no se realizan en forma automatizada se corre el riesgo de que tal comunicación jamás se envíe (Basta con que la persona encargada se olvide o no esté disponible el día en que se debía enviar), lo cual puede ocasionar graves trastornos (Tanto para el emisor como para el receptor).

Al automatizar el envío de estas comunicaciones todos estos problemas se evitan.


El próximo paso es decidir cuándo automatizar los procesos y cómo automatizarlos


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