Cuál es el mejor momento para automatizar los procesos de un negocio

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El momento de encarar un proceso de automatización es cuánto antes se pueda, pero no antes.

La automatización de procesos tiene como finalidad lograr la máxima eficiencia, por lo tanto, si el proceso automatizado es menos eficiente o el ROI de la transición no supera ampliamente los costos de mantener el proceso ineficiente, todo habrá sido en vano.

Dos factores influyen fuertemente en el éxito de un proyecto de automatización:

  1. El profundo conocimiento de los procesos a ser automatizados
  2. La disponibilidad de recursos de la organización

Por qué es importante automatizar sólo procesos bien conocidos

La respuesta dependerá de la tolerancia al riesgo de quien toma la decisión de avanzar hacia la automatización.

Una condición fundamental para evitar erogaciones inconducentes es automatizar sólo aquellos procesos en los que se sabe muy bien:

  • Qué debe hacerse
  • Qué se necesita para hacerlo
  • Qué resultado se espera al finalizar el proceso
  • Qué debe hacerse en caso de errores

El riesgo del que estamos hablando es el de tener que volver a incurrir en los costos asociados a la automatización si el proceso cambia (Algo que suele ocurrir con procesos novedosos, pero que se vuelve menos frecuente con la experiencia adquirida).

Si bien siempre existe la tentación de automatizar lo antes que se pueda, debe entenderse que la automatización prematura puede convertirse en un boomerang.

Un efecto colateral de un proyecto de automatización es la formalización y documentación de los procesos de negocio (Requisito clave para la implementación de herramientas tecnológicas en las cuales apalancarse).

Cómo impacta el momento de la organización

Si se espera a que los recursos de la organización estén colapsados es muy difícil que pueda llevarse a cabo un proceso de automatización (Aún cuando las tareas técnicas y de conducción del proyecto sean realizados por un equipo externo).

La introducción de una nueva tecnología siempre requiere de la colaboración de los miembros de la organización, se requiere de una coordinación muy estricta para lograr el menor impacto durante el período de transición.


En conclusión el momento ideal para encarar un proyecto de automatización debe ser cuidadosamente seleccionado y planificado para maximizar sus chances de éxito.

Por último queda responder a la pregunta de cómo automatizar los procesos de un negocio


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