Cómo automatizar los procesos de un negocio

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Este es el artículo más técnico de la serie. No vamos a entrar en detalles de herramientas necesarias ya que eso dependerá del proceso específico que se esté buscando automatizar, más bien apuntaremos a proveer un marco de referencia para quien esté encontrándose con la necesidad de automatizar pero no tenga muy claro el camino por delante.

A grandes razgos los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Identificar los procesos a ser automatizados
  2. Definir los objetivos del proyecto
  3. Identificar los actores principales
  4. Comprender los detalles de los procesos
  5. Relevar recursos disponibles
  6. Identificar riesgos
  7. Fijar prioridades
  8. Elaborar una estrategia
  9. Ejecutar el plan
  10. Medir resultados y realizar ajustes

Identificación de procesos a ser automatizados

Sobre este punto hablamos en profundidad en este artículo. Básicamente se trata de determinar cuáles son los procesos potencialmente automatizables y, de ellos, cuáles vale la pena automatizar.

Definición de objetivos

Identificación de los actores principales

Para cada uno de los procesos identificados en el paso anterior se debe conocer a los actores principales (Personas que están directamente relacionadas con el proceso):

  • Personas que ejecutan tareas necesarias para la consecución de los objetivos del proceso
  • Personas que aportan recursos necesarios para la realización de las tareas (Información principalmente)
  • Personas que requieren de los resultados de este proceso.

Algunas preguntas que pueden servir como guía:

  1. ¿Quiénes son los encargados de ejecutar las tareas de este proceso?
  2. ¿Quiénes deben autorizar la ejecución de este proceso?
  3. ¿Quiénes deben proveer recursos para permitir la ejecución de este proceso?
  4. ¿Quién recibe el output de este proceso?

Análisis de los procesos

Para poder automatizar las tareas que componen el proceso es imprescindible tener una comprensión profunda de las mismas. Se trata de responder a las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué documentación existe sobre el proceso?
  2. ¿En qué condiciones desempeñan sus tareas las personas involucradas en la ejecución del proceso? (Localización física, horarios, etc…)
  3. ¿Qué partes del proceso resultan cuellos de botella? ¿Por qué?
  4. ¿Qué inputs recibe este proceso? ¿Qué pasa si no están disponibles al momento de comenzar la ejecución del proceso?
  5. ¿Cuál es el output que genera este proceso?
  6. ¿Qué se hace con ese output?
  7. ¿De qué modo se recibe/envía la información? ¿Es imprescindible que continúe siendo de esa forma?
  8. ¿Es un proceso establecido hace tiempo? ¿Cuántas veces se ha modificado en el pasado? ¿Hay modificaciones previstas al proceso para el corto/mediano plazo?
  9. ¿Cómo se trata con situaciones anómalas? (Errores en el procesamiento, falta de información, etc…)
  10. ¿Cuáles son las consecuencias de fallos en la ejecución del proceso?
  11. ¿Cuáles son las consecuencias de atrasos en la ejecución del proceso?
  12. ¿Con qué frecuencia se ejecuta el proceso?
  13. ¿En qué condiciones se ejecuta el proceso? (Días del mes, horarios específicos, ante la ocurrencia de algún evento, etc…)
  14. ¿Qué otros procesos dependen de la ejecución de este proceso?
  15. ¿De qué otros procesos depende este proceso?

Relevamiento de recursos

En esta etapa se busca comprender el contexto tecnológico de la organización, de modo de hacer un uso racional de los recursos instalados y seleccionar las herramientas que mejor se adapten (Sean pre-existentes en el mercado o no).

Identificación de riesgos

Como en cualquier otro proyecto, es importante tener claro cuáles son los riesgos a los que se enfrentará la organización previamente al comienzo (de modo de prevenirlos o mitigarlos).

Existen riesgos implícitos en la selección de un conjunto de herramientas por sobre otro.

Cada una de estas decisiones debe ser evaluada individualmente.

A su vez, existe el riesgo de resistencia interna al cambio (Especialmente en organizaciones de larga data).

 

Establecimiento de prioridades

Es poco probable que se pueda encarar una automatización masiva de procesos (Hasta es poco recomendable ya que la disrupción provocada podría atentar contra los objetivos del proyecto). Es por eso que resulta conveniente el establecimiento de prioridades, de modo de trazar un plan que guíe los esfuerzos.

Los criterios de prioridades se definen entre el consultor a cargo del proyecto y el cliente. A modo de lineamientos se pueden utilizar estas preguntas:

  1. ¿Qué procesos presentan mejores oportunidades de automatización?
  2. ¿Qué procesos presentan las mejores relaciones riesgo/recompensa?
  3. ¿Qué procesos presentan grandes riesgos en caso de continuar realizándose manualmente?

Elaboración de la estrategia

La estrategia consiste en el resumen de todo lo anterior en un plan de trabajo. Se trata de responder a las preguntas:

  1. ¿Qué se va a hacer?
  2. ¿En qué orden se va a hacer?
  3. ¿Qué recursos se requerirán para hacerlo?
  4. ¿En cuánto tiempo se hará?
  5. ¿Cómo se medirán los resultados?
  6. ¿Qué se hará en caso de no conseguir los resultados esperados?

Ejecución

La ejecución de un proyecto de automatización suele implicar la implementación de herramientas tecnológicas pre-existentes (con su debida configuración) o la confección de herramientas a medida.

Es bastante común que se realice una combinación de ambas.

Medición de resultados

Cuando la ejecución haya concluído se debe realizar una medición de los indicadores definidos al comienzo del proyecto para verificar el éxito del proyecto y realizar ajustes en caso de ser necesario.


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